W najbliższych miesiącach czekają nas zmiany Wytycznych kwalifikowalności wydatków. Ostatnie zmiany weszły w życie 23.08.2017r. Po 2 latach Wytyczne ponownie ulegają zmianie, dostosowując się do zmienionych przepisów unijnych oraz krajowych, a dodatkowo wprowadzając zmiany w kluczowych obszarach sprawiających istotne problemy Beneficjentom w prawidłowym rozliczaniu wydatków.
Szacowanie wartości zamówienia
Zmienione Wytyczne doprecyzowują wiele pojęć, w tym wskazują jak powinno wyglądać dokumentowanie przeprowadzonego szacowania wartości zamówienia. Zgodnie z projektem zmienionych Wytycznych szacowanie wartości zamówienia należy udokumentować w sposób zapewniający właściwą ścieżkę audytu np. poprzez opis przeprowadzonego szacowania w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu lub poprzez sporządzenie notatki z szacowania wartości zamówienia. Oznacza to, że zebranie ofert z rynku nie jest wystarczające – należy sporządzić ich analizę w treści wniosku lub w ramach notatki wewnętrznej. To ważne, ponieważ Rozporządzenie Ministra Rozwoju w sprawie warunków obniżania wartości korekt finansowych oraz wydatków poniesionych nieprawidłowo związanych z udzielaniem zamówień z 2016r. (z późniejszymi zmianami) w załączniku: Stawki procentowe stosowane przy obniżaniu wartości korekt finansowych i pomniejszeń w poz. 26 „Naruszenia w zakresie dokumentowania postępowania o udzielenie zamówienia”, za brak zapewnienia właściwej ścieżki audytu wskazuje korektę w wysokości 25% (z możliwością pomniejszenia do wysokości 10% albo 5%). Stąd służby kontrolne będą mieć obecnie ułatwioną weryfikację spełnienia lub nie tego warunku.
Rozeznanie rynku – nowe zasady
Zniesiony został literalny obowiązek posiadania 2 ważnych ofert zgodnych z zapytaniem ofertowym oraz wymóg udokumentowania publikacji zapytania ofertowego na stronie internetowej Beneficjenta lub wysłania zapytania do co najmniej 3 potencjalnych wykonawców, warunkujący przeprowadzenie rozeznania rynku. W to miejsce wprowadzono obowiązek udokumentowania dokonanej analizy cenników potencjalnych wykonawców zamówienia. Analiza ma mieć formę dokumentu (np. notatki lub protokołu z analizy) wraz z załączonymi analizowanymi cennikami, którymi mogą być wydruki ze stron internetowych wykonawców, oferty pozyskane w wyniku upublicznienia opisu przedmiotu zamówienia wraz z zapytaniem o cenę na stronie internetowej Beneficjenta, czy skierowania zapytań o cenę wraz z opisem przedmiotu zamówienia do potencjalnych wykonawców itp. A zatem nie do końca zniesiono obowiązek posiadania 2 ważnych ofert, gdyż analiza cenników również oznacza konieczność pozyskania więcej niż jednego cennika. Niemniej usunięcie literalnego wymogu posiadania 2 ważnych ofert oraz wymaganego sposobu publikacji informacji o zamówieniu, zamyka drogę do uznawania wydatków za niekwalifikowalne bez wysłuchania argumentów Beneficjenta.
Niewątpliwie cenną zmianą jest natomiast wprowadzenie możliwości zastąpienia rozeznania rynku zasadą konkurencyjności. W sytuacji, w której Beneficjenci nie są w stanie pozyskać cenników z publicznie dostępnych stron internetowych, a równocześnie obawiają się, że tylko jeden wykonawca złoży im ofertę, mogą od razu zdecydować się na wybór wykonawcy poprzez zasadę konkurencyjności. Nie ma już ryzyka, że kontrolujący zarzucą w przyszłości zawężanie konkurencji poprzez stawianie trudniejszych wymagań dotyczących przygotowania oferty, niż w sytuacji prostego zapytania o cenę w ramach procedury rozeznania rynku. Ale uwaga – wybór zasady konkurencyjności oznacza, że Beneficjent podlegać będzie pod wszystkie ograniczenia i ryzyka, które się z tą zasadą wiążą.
Na pocieszenie – zmiana wyczekiwana przez rynek – jeśli Instytucja Zarządzająca danego Programu Operacyjnego określiła wymagania dotyczące standardu oraz cen rynkowych, wówczas Beneficjent jest zwolniony z obowiązku przeprowadzenia rozeznania rynku, dla objętych standardem towarów i usług, przy założeniu, że pozyska je dla projektu w cenach nie wyższych niż ceny zawarte w standardzie. Najczęściej wymagania dotyczące standardu oraz cen rynkowych określają Instytucje Zarządzające w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego i publikują je jako załącznik do dokumentacji konkursowej. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby inne Instytucje w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego przed ogłoszeniem nowych konkursów także opracowały swoje wymagania dotyczące standardu oraz cen rynkowych.
Zasada konkurencyjności – nowe zasady
W ramach zasady konkurencyjności nie wprowadzono radykalnych zmian, niemniej doprecyzowano niektóre zapisy, co powinno przyczynić się do lepszego rozumienia tej zasady, a tym samym mniejszej liczby nieprawidłowości. Doprecyzowano:
-
możliwość wyboru wykonawcy z pominięciem zasady konkurencyjności, wskazując m.in., że brak konkurencji ze względów technicznych o obiektywnym charakterze, to sytuacja istnienia tylko jednego wykonawcy, który jako jedyny może zrealizować zamówienie – co jest niezwykle trudne w warunkach gospodarki globalnej,
-
definicję przedmiotu zamówienia objętego ochroną praw wyłącznych, w tym praw własności intelektualnej – zgodnie z projektem Wytycznych oznacza ona, że istnieje tylko jeden wykonawca, który ma wyłączne prawo do dysponowania przedmiotem zamówienia, a prawo to podlega ochronie ustawowej.
-
doprecyzowano także, że wyjątkowa sytuacja niewynikającą z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której wcześniej nie można było przewidzieć, która jest usprawiedliwieniem dla wykonania zamówienia natychmiast, bez zachowania terminów narzuconych Wytycznymi, to np. klęski żywiołowe, katastrofy, awarie, niespodziewane wypadki, co znacznie zawęża katalog sytuacji postrzeganych przez Beneficjentów za wyjątkowe
Projekt Wytycznych wprowadza też możliwość udzielania zamówień z pominięciem zasady konkurencyjności w 2 nowych sytuacjach:
-
dla zamówień, których przedmiotem są usługi świadczone w zakresie prac badawczo-rozwojowych prowadzonych w projekcie przez osoby stanowiące potencjał kadrowy beneficjenta wskazane w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu,
-
dla zamówień, których przedmiotem są zdezinstytucjonalizowane usługi wsparcia rodziny i systemu pieczy zastępczej, sąsiedzkie usługi opiekuńcze, usługi opiekuńcze w miejscu zamieszkania i specjalistyczne usługi opiekuńcze w miejscu zamieszkania, usługi asystenckie – świadczone osobiście przez osoby wskazane lub zaakceptowane przez uczestnika projektu,
Zmiany porządkują także zawartość dokumentów wymaganych dla potwierdzenia prawidłowości przeprowadzonej procedury. Po ich wejściu w życie oświadczenia o braku powiązań z wykonawcami, mają być podpisywane nie tylko przez osoby wykonujące w imieniu Zamawiającego czynności związane z procedurą wyboru wykonawcy, ale także przez samego Zamawiającego. Dostosowano także obowiązek podania pełnej informacji o wybranym wykonawcy na Portalu https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl: nazwę wykonawcy, adres jego siedziby oraz cenę zamówienia do obecnych wymogów Portalu.
Beneficjentów cieszy ponadto rezygnacja z zapisu wymaganego do tej pory określenia zakresu równoważności w sytuacji opisania przedmiotu zamówienia w sposób odnoszący się do określonego wyrobu, źródła, znaków towarowych, patentów lub specyficznego pochodzenia, gdy takie odniesienie jest uzasadnione przedmiotem zamówienia. Po zmianach w Wytycznych, znów stanie się możliwe w takiej sytuacji jeśli zamawiający nie może opisać przedmiotu zamówienia za pomocą dostatecznie dokładnych określeń, pod warunkiem, że wskazaniu takiemu towarzyszą wyrazy „lub równoważny”.
To nie wszystkie zmiany wprowadzane przez projekt Wytycznych – zapraszamy na szkolenia, aby być na bieżąco ze zmianami, które od wejścia w życie zaczną obowiązywać we wszystkich realizowanych projektach.
Tagi: Kwalifikowalność wydatków