Obecnie w większości Instytucji, które podpisały z Beneficjentami umowy o dofinasowanie mamy klęskę urodzaju. Jesteśmy w połowie perspektywy. Beneficjenci realizują swoje projekty, przedstawiając poniesione wydatki do weryfikacji przez Opiekuna projektu. Opiekunowie mają pod swymi skrzydłami w najlepszym razie kilkanaście projektów, jednak nie należą do rzadkości sytuacje, w których liczba projektów, a tym samym wniosków o płatność do weryfikacji sięga czterdziestu czy pięćdziesięciu… Czas na zweryfikowanie wniosku o płatność, rozumiany jako liczba dni od otrzymania pierwszej błędnej wersji wniosku, do dnia wypłaty środków na konto Beneficjenta (lub daty zatwierdzenia wniosku o płatność w przypadku państwowych jednostek budżetowych) to 90 dni.
Jak wygląda proces weryfikacji wniosków o płatność?
Coraz częściej wnioski weryfikowane są próbą. W części programów próba ta wynosi jedynie 5% pozycji zawartych we wniosku o płatność. Oznacza to, że Opiekunowie wybierają do weryfikacji niewielką część dokumentów finansowych z różnych grup, tak aby dzięki oglądowi różnorodnych wydatków uzyskać obraz realizowanego projektu. W próbie zazwyczaj pojawiają się wynagrodzenia, zamówienia powyżej 50 tys. zł, analizy i opracowania, materiały promocyjne.
W efekcie Beneficjent otrzymuje informację o weryfikacji wniosku o płatność, w której uwagi dotyczą głównie tych zweryfikowanych, dobranych próbą wydatków. Kłopot polega na tym, że Beneficjent dostaje zamkniętą listę uwag, do której się zazwyczaj stosuje. Rzadko jednak przenosi otrzymane uwagi na pozostałe wydatki przedstawione we wniosku o płatność, ale nie podlegające tzw. weryfikacji pogłębionej. Beneficjenci nie zawsze mają świadomość tego, że Opiekun projektu nie ogląda wszystkich wydatków, a tylko te wybrane próbą. A zatem mała liczba uwag do wniosku o płatność, niekoniecznie powinna napawać dumą. Powinna raczej zachęcić Beneficjenta do ponownej weryfikacji przedstawionych wydatków oraz refleksji czy otrzymane uwagi nie powinny być zastosowane także do pozostałych wydatków ponoszonych przez Beneficjenta.
„Prawdziwym błędem jest błąd popełnić i nie naprawić go”
To stwierdzenie Konficjusza w rzeczywistości projektowej oznacza, że jeśli Beneficjent będzie poprawiać tylko to co wyraźnie wskaże Opiekun projektu w informacji o weryfikacji wniosku o płatność, pozostawiając analogiczne błędy bez poprawy, może go spotkać bolesne rozczarowanie w sytuacji kontroli. Projekty są kontrolowane zarówno w trakcie ich realizacji, na zakończenie, jak i w okresie trwałości. Jeśli kontrola wychwyci błędy w dokumentacji, może okazać się, że jest już za późno na ich poprawę, a wówczas skutkować to może niekwalifikowalnością poniesionych wydatków i koniecznością zwrotu dofinansowania wraz z odsetkami.
Większa odpowiedzialność na Beneficjentach
Przyjęty model weryfikacji próbą wniosków o płatność składanych przez Beneficjentów ma przyspieszyć proces zatwierdzania wydatków i zwiększyć płynność finansową w projektach. Jednak wiąże się to ze zwiększaniem ryzyka i odpowiedzialności po stronie Beneficjentów. To Beneficjent ma dostęp do całości dokumentów finansowych i rzeczowych dotyczących projektu, on też powinien posiadać wiedzę z zakresu kwalifikowalności wydatków. Opiekun projektu dziś nie prowadzi już Beneficjenta za rękę. Wspiera go i opiekuje się nim, jednak w granicach możliwości jakie dają mu powierzone do wykonania zadania.
Tagi: Kwalifikowalność wydatków SL2014