Jedną z podstawowych zasad zarządzania projektem, w tym także projektem unijnym, jest jego dobre przygotowanie. Doświadczenie pokazuje, że czas poświęcony na planowanie projektu, jest jedną z lepszych inwestycji Beneficjenta, gdyż radykalnie zmniejsza liczbę problemów i pożarów do gaszenia w trakcie realizacji projektu.
To na etapie planowania Beneficjent określa problemy, które potrzebuje rozwiązać lub zminimalizować poprzez realizację projektu. Fundusze unijne nie są „lekiem na każde zło”. Stąd należy dokonać racjonalnego wyboru – jakie cele chcemy osiągnąć poprzez przygotowywany projekt. W dokonywaniu wyboru celów, wspiera Beneficjentów Harmonogram konkursów ogłaszanych na dany rok oraz dokumentacja konkursowa. Wskazują one jakie działania mogą być finansowane w ramach ogłoszonego konkursu i jakie są warunki konkursu. A zatem jeśli Beneficjent ze środków unijnych pragnie stworzyć laboratorium B+R oraz prowadzić w nim badania, z lektury tych dokumentów dowie się, że czeka go napisanie 2 projektów do 2 różnych konkursów.
Należy pamiętać, że projekty unijne są projektami celowymi – o sukcesie projektu mówimy, gdy zostaną osiągnięte wszystkie wskazane w nim cele, których osiągnięcie mierzone jest wskaźnikami. Co się stanie jeśli cele nie zostaną osiągnięte? To samo co w restauracji, jeśli zamówimy trzydaniowy obiad, a po godzinie oczekiwania otrzymamy tylko deser. Czy przy płaceniu rachunku za trzydaniowy obiad, którego nie otrzymaliśmy, szeroko otworzymy portfel? A może wezwiemy kierownika restauracji i nie zapłacimy za nic?
Tak samo będzie przy rozliczeniu końcowym projektu, jeśli Beneficjent nie wykaże zrealizowania z sukcesem wszystkich przewidzianych w projekcie wskaźników albo będzie zmuszony oddać wszystkie środki dofinansowania, które otrzymał na realizację projektu albo przynajmniej część z nich, zgodnie z regułą proporcjonalności. Stąd właściwy dobór wskaźników oraz prognozowanie ich wartości końcowych może zadecydować o sukcesie lub porażce projektu. Idealne wskaźniki to takie, których prawdopodobieństwo osiągnięcia w wyniku realizacji projektu jest bardzo wysokie lub wręcz graniczy z pewnością, już na etapie planowania. Wniosek o dofinansowanie nie jest miejscem na snucie marzeń o sukcesie. To dokument, w którym Beneficjent rzeczowo opisuje realny do osiągnięcia cel wskazując jakie zasoby (finansowe, rzeczowe, organizacyjne, ludzkie, techniczne) są do tego niezbędne, z podziałem na te zasoby, które są w jego posiadaniu i te, które zostaną dostarczone w wyniku realizacji projektu.
Należy pamiętać, że treść wniosku o dofinansowanie, wraz ze wskazanymi wartościami docelowymi wskaźników, stają się po jego zatwierdzeniu, zakresem projektu do wykonania. I choć oczywiście możliwe jest wprowadzanie zmian w trakcie realizacji projektu, to nie jest to proces łatwy i nie dotyczy wszystkich elementów projektu. A zatem zakres zadań w projekcie, wskaźniki i budżet projektu to trzy główne obszary, prócz analizy ryzyka, którym należy poświęcić wystarczająco dużo uwagi pisząc wniosek o dofinansowanie.
Jednym z bardziej ryzykownych wskaźników w działaniach B+R jest wskaźnik wskazujący przychód z wdrożonych wyników prac B+R. Wartości wpisywane w ten wskaźnik pokazują wielki potencjał optymizmu drzemiący w naszych Beneficjentach. Gdybyśmy na tej podstawie mieli sprawdzać nastroje panujące wśród inwestorów w Polsce, objęlibyśmy pozycję niekwestionowanego lidera w Europie.
Pisząc projekt należy rozpisać mapę wszystkich obowiązków w projekcie i przydzielić je poszczególnym członkom i członkiniom Zespołu projektowego. Pozwoli to upewnić się czy o niczym nie zapomniano oraz czy przewidziane w projekcie zasoby są wystarczające, aby zapewnić efektywną realizację projektu. Warto też zadbać o atmosferę zaufania w Zespole projektowym i nastawienie na osiąganie celów projektu. W sytuacji wykrycia odchylenia od założonych celów, działań, kosztów, albo pojawienia się na horyzoncie potencjalnego niebezpieczeństwa dla projektu, ważna jest szybkość i adekwatność reakcji oraz zabezpieczenie projektu przed powtórzeniem się takiej sytuacji, nie zaś to, kto jest winien. Polowanie na czarownice, powoduje często zamiatanie problemów pod dywan i nieinformowanie nikogo o niebezpieczeństwie. O skutkach takiego działanie nawet nie wspominajmy.
Warto zastanowić się na etapie planowania nad tym, co może w projekcie pójść nie tak, jakbyśmy sobie tego życzyli i zabezpieczyć się przed tym ryzykiem. Wielu sytuacji trudnych Beneficjenci mogliby uniknąć przewidując bufory czasowe w harmonogramie projektu, rezerwy finansowe w budżecie, angażując do projektu osoby z doświadczeniem w danej dziedzinie, zamieszczając stosowne zapisy w umowach z Partnerami i wykonawcami. Analiza ryzyka oznacza stałe przyglądanie się obszarom i działaniom potencjalnie niebezpiecznym i w sytuacji „zmaterializowania się” ryzyka, podjęcia działań minimalizujących jego skutki.
Poprzez stały monitoring osiągania w projekcie założonych celów pośrednich (tzw. kamienie milowe), realizacji działań, wykonania budżetu, zgodnie z podpisaną Umową o dofinansowanie, Zespół projektowy koordynuje całość przedsięwzięcia, rozlicza się z poszczególnych etapów, podejmuje działania naprawcze tam gdzie jest to niezbędne, zabezpieczając prawidłowość realizacji projektu. Zarządzanie dobrze napisanym projektem daje dużo satysfakcji, zaś towarzyszący mu stres działa stymulująco na zespół, w przeciwieństwie do zarządzania projektem nieprzemyślanym, w którym stres potrafi paraliżować, wypalać i demotywać. Wybór należy do nas.
Tagi: Zarządzanie projektem unijnym