Po wprowadzeniu systemu SL2014 rozliczanie projektów stało się szybsze i prostsze. System sprawił, że odeszliśmy od pracochłonnego drukowania, parafowania i podpisywania wniosków o płatność, na rzecz ich przygotowywania w wersji elektronicznej i wysyłania poprzez system SL2014. Czynności te zostały powierzone jednej lub kilku osobom u Beneficjenta, które mając uprawnienia nadane Wnioskiem o nadanie dostępu dla osoby uprawnionej w ramach SL2014 (załącznik do Wytycznych w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata 2014-2020), przystępują do działania w systemie SL2014. Osoby te nazywamy osobami uprawnionymi, czyli osobami wskazanymi przez Beneficjenta i upoważnionymi do wykonywania w jego imieniu i na jego rzecz czynności związanych z realizacją Projektu poprzez system SL2014. Warto jednak zastanowić się czy rzeczywiście osoby uprawnione mogą zastąpić w czynności składania, czyli podpisywania wniosku o płatność kierownictwo jednostki? Doświadczenie pokazuje, że tak się dzieje w wielu jednostkach, jednak czy na pewno takie postępowanie jest prawidłowe?
Co do zasady wniosek o płatność, podobnie jak inne dokumenty może przez system SL2014 wysłać każda osoba uprawniona do działania w systemie SL2014. W zakresie przygotowywania i wysyłania harmonogramu płatności, bazy personelu, zamówień publicznych czy monitorowania uczestników – nie są zazwyczaj potrzebne dodatkowe uprawnienia nadane wewnętrznie, a zatem uprawnienie do działania w SL2014 zazwyczaj wystarcza. Podobnie przygotowanie wniosku o płatność - również nie wymaga żadnych dodatkowych uprawnień.
Jednak, w związku z tym, że w przypadku wniosku o płatność – szczególnego dokumentu wysyłanego poprzez system SL2014 – dochodzi do wnioskowania o przekazanie płatności zaliczkowej, rozliczenia płatności lub wnioskowania o refundację poniesionych kosztów kwalifikowalnych,
powinna go w systemie złożyć osoba mająca w jednostce stosowne uprawnienia/pełnomocnictwa związane z zaciąganiem zobowiązań finansowych. Instytucja, z którą Beneficjent podpisał Umowę o dofinansowanie, nie weryfikuje tych uprawnień. Każdy Beneficjent zobowiązał się w Umowie o dofinansowanie do przestrzegania prawa krajowego przy realizacji projektu. Stąd jeśli w przypadku Beneficjenta będącego jednostką publiczną lub spółką prawa handlowego, nie wystarczy do zaciągania zobowiązań finansowych, nadanie uprawnień Wnioskiem o nadanie dostępu dla osoby uprawnionej w ramach SL2014, należy takie uprawnienia nadać stosownym aktem wewnętrznym: zarządzeniem, uchwałą czy pełnomocnictwem lub pozostawić wysyłanie wniosków o płatność jako wyłączną kompetencję osób takich jak burmistrz, starosta, wójt, prezes czy dyrektor. Pamiętajmy, że podział ról w systemie SL2014 i powierzenie każdemu z pracowników/pracowniczek odrębnych czynności jest wewnętrzną sprawą każdej jednostki.
Dodatkowo należy pamiętać, że osoba składająca wniosek o płatność poprzez system SL2014, bierze na siebie karną odpowiedzialność wynikającą z art. 297 Kodeksu Karnego za potwierdzenie kwalifikowalności wszystkich wydatków rozliczanych we wniosku oraz aktualnego postępu rzeczowego i finansowego projektu. Osoba ta, pod rygorem odpowiedzialności karnej, składa także oświadczenie, że nie pominięto żadnych istotnych informacji, ani nie podano nieprawdziwych informacji, które mogłyby wpłynąć na ocenę prawidłowości realizacji projektu.
Oświadczenie podobnej treści było składane we wnioskach o płatność także w ramach poprzedniej perspektywy finansowej 2007-2013, z tą różnicą, że wówczas wnioski podpisywane były przez kierownictwo jednostek lub osoby uprawnione do składania oświadczeń woli w imieniu jednostki, w tym zaciągania zobowiązań finansowych. Czyli to one brały na siebie odpowiedzialność za ewentualne oświadczenie nieprawdy we wniosku o płatność.
Dlaczego zatem tak chętnie pozbawiamy kierowników jednostek tej roli. System SL2014 ma być usprawnieniem i nadal nim będzie, jeśli osoba uprawniona do działania w systemie SL2014 przygotuje wniosek o płatność, zaś osoba posiadająca uprawnienia do zaciągania zobowiązań finansowych w imieniu Beneficjenta podpisze go elektronicznie w systemie i prześle do Instytucji, z którą podpisano Umowę o dofinansowanie. Należy tylko zadbać o to, aby osoba posiadająca uprawnienia do zaciągania zobowiązań finansowych w jednostce, była również osoba uprawnioną do działania w systemie SL2014 i posiadała profil zaufany ePUAP lub kwalifikowany podpis elektroniczny (certyfikat kwalifikowany). Samo podpisywanie wniosku o płatność w systemie zaskakuje prostotą i szybkością działania i nie jest trudniejsze od podpisywania przelewów w bankowości internetowej.
Delegowanie zadań to bardzo dobry trend w zarządzaniu projektami, nie oznacza on jednak zrzucania wszystkich obowiązków i odpowiedzialności na jedną osobę. A zatem dzielmy się obowiązkami i odpowiedzialnością w sposób przemyślany i zgodny z prawem, a wówczas tym bardziej projekty dofinansowane ze środków unijnych będą efektywnym narzędziem rozwoju naszej działalności.
Tagi: SL2014