Koronawirus rozprzestrzenia się w Europie. Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej, przedstawiło pakiet rekomendacji, które mają pomóc polskiej gospodarce, w tym także Beneficjentom projektów współfinansowanych ze środków unijnych. Rząd przygotowuje nowelizację Ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw, zwaną specustawą, która ma wspomóc także Beneficjentów funduszy unijnych.
Poszczególne Instytucje Zarządzające i Pośredniczące proponują na tej podstawie rozwiązania ochronne dla swoich Beneficjentów. Na stronach internetowych Instytucji Zarządzających programami krajowymi oraz regionalnymi pojawiają się komunikaty, które mają uspokoić Beneficjentów i wskazać kierunek działań w nowej sytuacji.
Opóźnienia w realizacji projektów
Jednym z czynników ryzyka dotykającym większość projektów są opóźnienia w realizacji zadań planowanych w projekcie. Opóźnienia te powodowane są przez cały szereg czynników, m.in.:
- opóźnienia w dostawach, z których większość jest spowodowana zatrzymaniem produkcji, przerwaniem łańcucha dostaw, zmniejszeniem skali działania lub problemami w transporcie związanymi z pandemią wywołaną przez koronawirusa,
- opóźnienia w realizacji procesów, które wymagają obecności pracowników, ze względu na liczne zwolnienia i presję na pracę zdalną, jeśli pracodawca nie jest w stanie zapewnić środków ochrony osobistej,
- opóźnienia w realizacji zadań przez personel projektu, związane z przestawieniem się praktycznie z dnia na dzień, na pracę w tzw. „modelu home office”, czyli pracy zdalnej. Dla wielu osób wiąże się to z niemałym wyzwaniem, tym bardziej, że nie były do takiego modelu pracy przygotowane, a dodatkowo często nie mają odpowiedniej przestrzeni i warunków (niewątpliwie trudno jest profesjonalnie i terminowo realizować zadania projektowe równocześnie opiekując się dzieckiem, które z powodu koronawirusa nie chodzi do szkoły). Nie działa sprawnie komunikacja z pracownikami, partnerami, dostawcami, wykonawcami, nie działa zarządzanie rozproszonym personelem, jak zatem prawidłowo działać ma zarządzanie projektem unijnym?
- opóźnienia w realizacji kontraktów ze względu na problemy organizacyjne wykonawców i podwykonawców (z których część zawiesza działalność lub zwalnia pracowników) oraz problemy z dostawami. Wielu wykonawców rozważa wypowiedzenie umowy w związku z siłą wyższą, którą jest pandemia, w obawie przed niedotrzymaniem terminów wskazanych w umowach i naliczeniem kar umownych. Co prawda przygotowywana przez rząd nowelizacja specustawy ma dać możliwość wydłużania terminu realizacji umów lub rezygnacji z naliczania kar umownych, gdy wykonawca wykaże zamawiającemu wpływ okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19 na należyte wykonanie umowy, należy liczyć się jednak z oporem zamawiających w projektach unijnych, którzy obawiać się będą późniejszych kontroli badających potencjalne nieprawidłowości w takich działaniach. Odstąpienie od umowy wykonawcy, oznacza jednak konieczność ponownego wyboru dostawców i wykonawców, a to oznacza kolejne opóźnienia.
Ryzyko niekwalifikowalności części wydatków w projekcie
Wielu Beneficjentów nie zrealizowało i nie zrealizuje części zadań planowanych do realizacji w I i II kwartale 2020r. Mowa o poniesionych z góry wydatkach na wyjazdy na szkolenia, konferencje, staże, wizyty studyjne, udział w targach (bilety, noclegi, druk materiałów promocyjnych, szkoleniowych przestrzeń wystawiennicza itp.). Pomimo, iż to nie z winy Beneficjentów przedsięwzięcia te się nie odbyły, będą musieli oni posiadać dokumenty potwierdzające podjęte starania dotyczące odzyskania środków (np. korespondencję mailową z hotelem lub operatorem) lub oficjalne komunikaty potwierdzające brak możliwości zrealizowania planowanych działań (np. zamknięcie granic kraju do którego planowany był wyjazd). Dokumenty takie należy gromadzić, aby załączyć do wniosku o płatność na wniosek Opiekuna projektu oraz napisać stosowne wyjaśnienie we wniosku o płatność w polu „Problemy napotkane w trakcie realizacji projektu” w części Postępu rzeczowego oraz w polu „Uwagi” w Zestawieniu dokumentów w części Postępu finansowego, w wierszu, w którym rozliczane będą te wydatki.
Wsparcie Instytucji Zarządzających i Pośredniczących
Każdy przypadek będzie rozpatrywany indywidualnie, nie należy bowiem oczekiwać, że w związku z pandemią realizacja projektów unijnych zostanie zamrożona, a środki zostaną wypłacone bez oczekiwania na ich rozliczenie.
Jakiej pomocy w takim razie może oczekiwać Beneficjent?
Większej elastyczności na zmiany w projektach, a szczególnie wydłużania etapów, zadań czy terminów wynikających z Umowy o dofinansowanie. Jednak nie będzie to elastyczność automatyczna. Każdy Beneficjent i jego projekt to oddzielna historia. Stąd jeśli w projekcie wystąpi ryzyko opóźnienia realizacji zaplanowanych prac czy zadań z uwagi na pandemię wywołaną przez koronawirusa, należy zgłosić ją do Opiekuna projektu w Instytucji, z którą podpisano Umowę o dofinansowanie. Instytucja po dokonaniu wnikliwej oceny rzeczywistego wpływu obecnej sytuacji na realizację danego projektu, będzie mogła podjąć decyzję o ewentualnym wydłużeniu terminów składania wniosków o płatność, terminów zakończenia poszczególnych etapów projektu, zadań, czy końcowego rozliczenia projektu. Należy pamiętać, że nadal obowiązują podpisane Umowy o dofinansowanie, stąd z prośbą o wydłużenie istotnych dla Beneficjenta terminów, czy innych zmian w projekcie, należy wystąpić w terminach wynikających z umowy o dofinansowanie projektu oraz obowiązujących przepisów prawa.
Przykład
Beneficjent zgodnie z podpisaną Umową o dofinansowanie i zatwierdzonym harmonogramem płatności ma obowiązek składać wnioski o płatność raz na 3 miesiące, w terminie do 10 dni roboczych od zakończenia okresu rozliczeniowego. W związku z pandemią, Personel Beneficjenta pracuje w trybie zdalnym, projekt realizowany jest w partnerstwie, partnerzy również pracują w trybie zdalnym. Pierwsze doświadczenia w zbieraniu dokumentów potwierdzających prawidłowość realizacji projektu pokazują chwilowy chaos organizacyjny, opóźnienia i problemy komunikacyjne między pracownikami.
Ostatni wniosek został złożony za okres 01.10-31.12.2019, kolejny zatem obejmie okres 01.01-31.03.2020. Standardowo powinien zostać złożony do 15 kwietnia br. Jeśli Beneficjent pomimo dochowania należytej staranności, po pierwszych doświadczeniach pracy zdalnej u siebie i partnerów, uzna, że termin ten jest niewykonalny, ze względu na obiektywne trudności w zbieraniu dokumentów od partnerów i wykonawców, powinien wystąpić z prośbą o wydłużenie tego terminu przed upływem 15 kwietnia br.
Jak ratować projekty w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego?
W sytuacji projektów miękkich, współfinansowanych w Europejskiego Funduszu Społecznego, gdzie udzielane wsparcie zamarło z dniem 12 marca br. istnieje możliwość zarówno wydłużenia realizacji projektu o odpowiednią liczbę miesięcy umożliwiającą zrealizowanie projektu, wprowadzenie zmian we wniosku o dofinansowanie umożliwiających realizację części form wsparcia również w formie zdalnej, sfinansowania z funduszy unijnych kosztów wynagrodzeń personelu projektu, pomimo braku realizacji zadań przewidzianych w projekcie (np. wynagrodzenia nauczycieli wychowania przedszkolnego w okresie zamknięcia przedszkoli), zaś w skrajnych sytuacjach także rozwiązania umowy o dofinansowanie, w związku z wystąpieniem siły wyższej. Jednak i tu należy przygotować dokumentację potwierdzającą brak lub ograniczenie możliwości zrealizowania działań w terminie w formie oświadczeń od uczestników i uczestniczek, korespondencji z wykonawcami, dostawcami, partnerami i uczestnikami.
W każdej z powyższych sytuacji ważny jest stały kontakt z Opiekunem projektu i Instytucją, z którą została podpisana Umowa o dofinansowanie. Ponieważ sytuacja jest dynamiczna, zaleca się śledzenie na bieżąco strony internetowej Instytucji oraz oficjalnej strony Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej. Instytucje odpowiedzialne za realizację programów operacyjnych mogą i prawdopodobnie będą przygotować dokumenty, które będą miały przełożenie na sytuację Beneficjentów i rozliczanie projektów.
Tagi: Zarządzanie projektem unijnym