Obecnie jak grzyby po deszczu wyrastają nowe Umowy o udzielenie wsparcia. Z Krajowego Planu Odbudowy (KPO) korzystają ministerstwa, urzędy, miasta, gminy, przedsiębiorcy, instytucje kultury, jednostki badawcze, uniwersytety, szkoły zawodowe, a nawet żłobki. Nazywamy ich Ostatecznymi Odbiorcami Wsparcia (OOW) w odróżnieniu od Beneficjentów Funduszy Europejskich na lata 2021-2027 (FE 2021-2027). Podpisano ponad 800 tysięcy umów, o wartości prawie 150 miliardów złotych. To ogromny zastrzyk środków na potrzebne inwestycje w wielu obszarach: nauki, energetyki, zdrowia, cyfryzacji, edukacji, transportu, budownictwa, kultury, środowiska, branży rolno-spożywczej i HoReCa. Kontraktacja pędzi jak rozpędzony pociąg, dofinansowanie do 100% kosztów kwalifikowanych, mniej formalności przy wydatkowaniu środków i rozliczaniu projektów. Brzmi zbyt dobrze? To gdzie jest haczyk?
Po pierwsze terminowa i pełna realizacja przedsięwzięcia
Większość przedsięwzięć finansowanych z KPO należy zakończyć w najbliższych miesiącach, najpóźniej do 30 czerwca 2026r. Wynika to z umowy między krajami członkowskimi a Komisją Europejską, dotyczącej zrealizowania reform i inwestycji objętych KPO do 31 sierpnia 2026r. Zakończyć z sukcesem, to znaczy zrealizować pełen zakres rzeczowy przedsięwzięcia i osiągnąć wskaźniki założone we Wniosku o udzielenie wsparcia. Tylko przy pełnym wykonaniu obowiązków wynikających z podpisanych umów Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej, które jest Instytucją Koordynującą dla KPO, będzie mogło zaraportować do Komisji Europejskiej zrealizowanie inwestycji i reform, na które zostały przekazane środki z KPO. Brak pełnej realizacji wskaźników i zakresu rzeczowego przedsięwzięć przekłada się na brak pełnej realizacji kamieni milowych i mierników na poziomie krajowym, a to oznacza brak pełnej realizacji inwestycji i niewykonanie reformy. Konsekwencja? Komisja Europejska rozlicza się z Polską i innymi krajami członkowskimi metodą niepowiązaną z kosztami. Oznacza to, że jeśli nasze Ministerstwo prześle sprawozdanie do Komisji Europejskiej, z którego będzie wynikał brak realizacji danej reformy, to musi liczyć się z tym, że Komisja nie sfinansuje z KPO kosztów, które miały prowadzić do realizacji tej reformy, ale niestety ostatecznie nie doprowadziły do tego celu. Rozliczenie jest proste, zerojedynkowe. Efekt zrealizowany, kwota ustalona w KPO na daną reformę jest wypłacana. Brak pełnej realizacji reformy i inwestycji skutkuje brakiem jakiejkolwiek wypłaty. Kto zatem pokryje koszty już poniesione? To zależy, raz budżet państwa, a raz OOW czyli ten, kto korzystał ze wsparcia, ale z tych czy innych powodów „nie dowiózł” przedsięwzięcia do założonego końca z sukcesem. Co lub kto o tym decyduje? Zapisy Umowy o udzielenie wsparcia w ramach KPO.
Po drugie analiza zapisów Umowy o udzielenie wsparcia w ramach KPO
Umowa zawsze stanowi podstawę do dochodzenia swoich praw. Nie ma jednego wzoru umowy w ramach KPO. Każda z Instytucji przygotowując nabór ma prawo przygotować dla OOW swoją wersję umowy z zapisami, które dla niej są ważne i zgodnie z tymi przesłankami kształtować zasady przyszłego rozliczania się OOW z przyznanych środków. W efekcie otrzymujemy różnobarwną sałatkę. Są Instytucje, które wzorując się na swoim dotychczasowym doświadczeniu w projektach europejskich, przewidziały podobne zapisy związane w rozliczeniem przedsięwzięcia. Chodzi m.in. o zasadę proporcjonalności związaną z rozliczeniem końcowym projektu proporcjonalnie do zrealizowanych efektów oraz obowiązki związane z utrzymaniem trwałości przedsięwzięcia po jego ukończeniu. Jednak część Instytucji uzależnia wypłatę jakichkolwiek środków od zrealizowania pełnego zakresu rzeczowego projektu, w tym osiągnięcia wszystkich założonych wskaźników produktu i rezultatu. Brak wykonania choćby części wskaźników może skutkować zwrotem całości dofinansowania. Z drugiej strony są takie Instytucje, które nie przewidziały żadnych konsekwencji za nieutrzymanie trwałości przedsięwzięcia po jego zakończeniu, co zdejmuje z barków OOW wielką odpowiedzialność finansową i obdarza ich ogromnym zaufaniem, gdyż oznacza to Instytucja wierzy, że OOW sami z siebie będą dbać o zakupione w ramach przedsięwzięcia środki trwałe i wykorzystywać je na słuszne, choć niedookreślone umową cele. Takie podejście jest obce większości Instytucji, dlatego mamy też umowy, w których OOW zobowiązani są do utrzymania efektów przedsięwzięcia (budynki, środki trwałe, publikacje będące wynikiem zrealizowanych badań), zgodnie z celami opisanymi we wniosku o udzielenie wsparcia, przez okres zazwyczaj 3 lat po rozliczeniu przedsięwzięcia.
Zapisy umowy wskazują czy i na jakich zasadach można wprowadzić zmiany w umowie. I podobnie jak poprzednio, są umowy, które przewidują procedurę wprowadzania zmian, obejmujących także wielkość wskaźników, zakres merytoryczny zadań i poszczególne pozycje budżetowe. Są jednak i takie umowy, które wskazują, że nie jest dopuszczalne wprowadzanie jakichkolwiek zmian w zakresie wskaźników. A zatem przed złożeniem wniosku o udzielenie wsparcia należy przeczytać wzór Umowy o udzielenie wsparcia udostępniony w ramach dokumentacji naborowej, aby sprawdzić czy umowa daje szanse na jakąkolwiek zmianę w trakcie realizacji przedsięwzięcia. To ważne, gdyż jeśli nie ma możliwości wprowadzania zmian oraz umowa zerojedynkowo wiąże wypłatę środków ze zrealizowaniem terminowo, pełnego zakresu rzeczowego oraz osiągnięcia i utrzymania przez kolejne lata wszystkich założonych wskaźników, podpisanie takiej umowy ma sens w szczególnych sytuacjach:
- gdy przedsięwzięcie musi być zrealizowane, a wsparcie z KPO stanowi niespodziewane źródło sfinansowania kosztów, które w przeciwnym razie musiałyby zostać poniesione ze środków własnych,
- gdy sukces jest pewny, a ryzyko nieosiągnięcia wskaźników śladowe,
- przeprowadzona analiza ryzyka daje racjonalne przesłanki do zrealizowania przedsięwzięcia z sukcesem przy równoczesnej minimalizacji zdiagnozowanych zagrożeń.
Realizacja przedsięwzięć wiąże się z wieloma ryzykami, które mogą przełożyć się na opóźnienie lub wręcz uniemożliwić realizację przedsięwzięcia. Zaczynając od ryzyka niewybrania lub wybrania z opóźnieniem wykonawców, odstąpienia wykonawców od podpisanej umowy, bieżących problemów z wykonawcami lub własnym personelem w trakcie wykonywania zadań, jakością wykonywanych zadań, niedostępnością towarów lub usług przewidzianych we Wniosku o udzielenie wsparcia, powodujących opóźnienia w realizacji przedsięwzięcia, a kończąc na ryzyku politycznym uniemożliwiającym zrealizowane założeń przedsięwzięcia. Przystąpienie do realizacji przedsięwzięcia nierealnego do ukończenia w terminie przewidzianym w umowie jest nieodpowiedzialne. Nawet reguła proporcjonalności nic nie pomoże, jeśli przedsięwzięcie polega na budowie budynku, obwodnicy czy infrastruktury energetycznej i nie zostanie zakończone w terminie wskazanym w Umowie o udzielenie wsparcia. Dlatego kluczowe dla potwierdzenia prawidłowości realizacji przedsięwzięcia KPO będą daty na protokołach odbioru, kartach czasu pracy, wystawionych certyfikatach, świadectwach, dyplomach, wpisach w dziennikach budowy. Daty te muszą zawierać się w okresie realizacji przedsięwzięcia wskazanym we wniosku o udzielenie wsparcia.
Reasumując, środki z KPO są niezwykle atrakcyjnym źródłem finansowania projektów i przedsięwzięć. Należy jednak gruntownie przemyśleć na ile bezpieczna jest realizacja przedsięwzięcia. W tym celu koniecznie trzeba przeczytać Umowę o udzielenie wsparcia oraz Regulamin naboru wraz z załącznikami. Jeśli lektura zapisów tych dokumentów nie wywoła uczucia niepokoju, a w skrajnej sytuacji kołatania przedsionków – zapraszam na ucztę, gdzie daniem głównym są środki z KPO.
W najbliższym czasie organizujemy szkolenie, którego celem jest przygotowanie do realizacji i rozliczenia nowych przedsięwzięć finansowanych z KPO. Pozyskana wiedza pozwoli zabezpieczyć ryzyka, które się wiążą z realizacją przedsięwzięć. Znajomość zasad kwalifikowalności wydatków, wyboru wykonawców, dokumentowania wydatków i osiąganych wskaźników jest niezbędna dla efektywnej realizacji i rozliczania przedsięwzięć w ramach KPO, pozwoli lepiej wykorzystać szanse jakie daje KPO i nie popełnić kosztownego błędu.
Autorka: Ingrid Szrajer
Kategorie: Inne